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Processos Essenciais para Gestão da Comunicação Eficiente
A gestão da comunicação contribui para o clima organizacional, favorecendo a integração dos colaboradores e auxiliando no entendimento e sucesso de projetos.
Toda atividade empresarial demanda diálogo, e quando ocorrem falhas durante essa troca de informações, os resultados podem ser prejudiciais para a organização, como funcionários desmotivados, projetos mal feitos e clientes insatisfeitos.
Por esse motivo, é necessário que a informação seja clara e objetiva, possibilitando que os ouvintes a interpretem de maneira correta e realizem as tarefas sem erros, evitando o retrabalho, por exemplo.
É responsabilidade do comunicador certificar-se de que a sua mensagem será compreendida e interpretada corretamente. Nesse post vamos mostrar o que é a comunicação e como ter uma gestão da comunicação eficiente. Confira!
O que é Gestão da Comunicação?
A comunicabilidade empresarial é a maneira como uma corporação dialoga e interage com os stakeholders. A gestão de comunicação é o planejamento e elaboração de estratégias que visam uma conversa precisa e sem falhas.
Esse gerenciamento assegura que todas as informações cheguem corretamente a quem precisa, da maneira certa e com o mínimo de ruídos possível.
Comunicação interna
Uma empresa é formada por diversos setores, estes compostos por pessoas diferentes, com crenças e personalidades divergentes. Dessa forma, a comunicabilidade interna da empresa deve ser eficaz.
É preciso usar a gestão de comunicação visando personalizar a mensagem de acordo com cada setor e receptor, garantindo que o entendimento do recado seja igual para todos.
Ainda, é possível categorizá-la em três tipos:
- Horizontal: Quando a troca de informações ocorre entre níveis hierárquicos idênticos dentro da organização.
- Ascendente: Quando os funcionários emitem comentários e opiniões relevantes para os seus superiores
- Descendente: Quando a mensagem é enviada dos líderes para os subordinados. É importante ressaltar que esse diálogo não deve ocorrer de forma autoritária.
Quais são as ferramentas internas da gestão da comunicação
Para fazer as informações e os processos internos fluírem corretamente, a empresa pode usar algumas ferramentas, são elas: O mural de recados, a intranet, a já conhecida caixa de sugestões, os vídeos corporativos, os softwares específicos, aplicativos para smartphones, as redes sociais e os tradicionais e-mails corporativos.
Comunicação externa
A comunicação externa é qualquer interação ou informação que a empresa repassa ao público fora da instituição. Ela é a responsável por posicionar a marca no mercado, e por esse motivo é tão importante para o sucesso empresarial.
O modo como uma instituição se expressa para os seus clientes, fornecedores e sociedade é que irá moldar a visão da marca perante o público, fazendo com que ela deixe impressões positivas ou negativas.
A gestão de comunicação busca meios para promover a empresa positivamente, e consequentemente aumentar o seu reconhecimento e o faturamento.
Podemos citar como um exemplo mal sucedido de comunicação externa um produto da marca Bombril, que recentemente virou alvo de retaliações e protestos na internet ao fazer a divulgação de um produto antigo, porém muito polêmico.
A esponja de aço da marca levava o nome de “Krespinha”, o que não agradou muito o público externo da empresa, que considerou o produto preconceituoso e racista, associando a esponja a cabelos crespos.
Além disso, para reforçar a imagem negativa que a empresa deixou nos internautas, uma publicidade antiga desse mesmo item era veiculada com a imagem de uma criança negra. Todos esses fatores, somados a pressão dos consumidores fizeram com que a “Krespinha” saísse do mercado.
Dessa maneira, podemos afirmar que a gestão de comunicação deve se atentar também para os possíveis prejuízos futuros que uma mensagem pode gerar.
Quais os benefícios de uma gestão da comunicação eficaz
Você já participou de uma reunião e ao final teve a sensação de não ter compreendido nada? Ou então, já tentou se expressar para um grupo de pessoas e sentiu que cada um deles interpretou a sua mensagem de uma forma diferente?
Isso provavelmente aconteceu porque a comunicação entre o emissor e o receptor não foi clara e objetiva. Uma troca de informações eficaz assegura o funcionamento correto dos processos e a execução e conclusão de todos os objetivos com excelência.
Por esse motivo, quando uma mensagem é mal transmitida ou interpretada, pode acarretar um mal funcionamento dos procedimentos internos e externos da instituição.
Como estruturar a gestão da comunicação?
A gestão de comunicação empresarial parece ser um processo simples, porém existem vários fatores que a influenciam.
Quando nos comunicamos ou passamos uma mensagem, não significa que ela alcançou a pessoa que queríamos, da maneira como imaginávamos.
A comunicação só se torna eficiente quando atingimos a completa compreensão do outro sobre o que realmente queremos transmitir.
5 dicas de como estruturar uma gestão de comunicação objetiva e eficaz.
- Analise a ocasião e o receptor: Para cada situação existe um tipo de comunicação diferente que devemos utilizar. Observe o local, avalie o comportamento das pessoas, suas vestimentas e outras características do ambiente, dessa forma você saberá se o diálogo deverá ser formal ou informal, por exemplo.
Saber identificar as particularidades de cada receptor é essencial para que a mensagem chegue corretamente. A tonalidade da voz, a escolha das palavras e até mesmo o meio de comunicação precisa ser diferente dependendo de quem deverá escutar.
- Rápida tomada de decisão: Monitore a forma com que os colaboradores estão interagindo com o público interno e externo. Certifique-se de todos os funcionários conheçam a missão e os valores da empresa, desse modo eles saberão como devem se comunicar.
Entretanto, se você identificar alguma falha na gestão de comunicação, é preciso agir rapidamente antes que isso traga prejuízos para a instituição.
- Invista em feedbacks: A gestão de comunicação deve ser constantemente aprimorada. Uma política de feedbacks é uma excelente forma de saber se a mensagem está sendo compreendida e colocada em prática de maneira eficaz.
Aproveite essa oportunidade para fazer uma pesquisa interna e verificar como a comunicabilidade empresarial está sendo percebida pelos funcionários, muitas ideias e críticas construtivas podem surgir desse diálogo.
- Atente-se ao uso correto da língua portuguesa: Alguns erros linguísticos podem prejudicar consideravelmente um processo ou objetivo. É preciso ter muito cuidado na hora de se expressar no ambiente organizacional, principalmente na forma escrita.
Afinal, uma vírgula no lugar errado ou um sinal de pontuação utilizado incorretamente, pode mudar completamente o sentido de uma frase. Além disso, na escrita, é ideal evitar textos em Caps Look, ou seja, em letras maiúsculas.
O emprego dessas ferramentas na escrita, pode sugerir uma “entonação de voz” maior do que a desejada.
- Defina quem deverá receber as informações: Nem todos os envolvidos em um projeto ou tarefa precisam saber de todos os detalhes ou informações do processo. A gestão de comunicação deve priorizar o envio das mensagens apenas para quem realmente precisará delas.
Dessa forma, o risco de ocorrer desvios ou má interpretação das informações diminuem consideravelmente.
Podemos concluir que, a gestão de comunicação é um processo essencial para o sucesso das atividades e objetivos de uma organização. Desse modo, mesmo que inconscientemente a comunicabilidade interna e externa interfere na vantagem competitiva da empresa, podendo ocasionar a perda de clientes, barreiras na conquista de novos consumidores e até mesmo prejudicar o fechamento de parcerias.
A eficiência na comunicação de uma empresa interfere diretamente no posicionamento da marca. Você sabe como construir uma marca de valor? Confira aqui.
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